La communication par email : nos conseils

Gratuité, rapidité et facilité sont les principales qualités de l’email, mais attention aux pièges.

L’email ou électronic mail ou courrier électronique ou encore courriel a pris place dans nos habitudes professionnelles comme personnelles. Gratuit et illimité, il permet de communiquer aisément et rapidement. De ce même fait, sont commises de nombreuses petites erreurs qui peuvent induire des conséquences déplacées voire dramatiques dans les relations professionnelles mais aussi personnelles.

Ce moyen de communication permet, entre autres, de transmettre une information à plusieurs destinataires en même temps. Hors, lors de la réception d’un mail de ce genre, il faut se méfier de la fonction répondre ou encore répondre à tous. En effet, celle-ci va activer le mode réponse, vous allez écrire votre email et l’envoyer à tous les destinataires initiaux. Cela peut créer un mal-être selon les situations. Il est donc de bon ton de supprimer les destinataires de la case prévue à cet effet lors de la réponse, et de ne spécifier que l’adresse de la personne concernée par votre réponse.

Écrire un email s’accompagne parfois de l’envoi de fichiers en tout genre, incorporés au courrier dans la rubrique pièces jointes. De la même manière que précédemment, lors de la réponse à un mail comportant un fichier joint, ce dernier va suivre. Il faut donc vérifier la pertinence de l’envoi de ces données et les supprimer au besoin, très aisément.

De manière générale, les messageries électroniques offrent la possibilité de classer ses emails selon leur intérêt. Cette catégorisation des courriers permet d’éviter les erreurs les plus fréquentes du fait de la clarification engendrée par ce tri.

Comme dans tous les genres de communication écrite, la faute d’orthographe, qu’elle soit une faute de frappe ou de grammaire, ne peut et ne doit être évitée qu’avec une relecture attentive. Le bon sens est donc ici de mise.

Enfin, il existe une méthode très simple permettant de trier automatiquement les nouveaux courriers de la boîte de réception : il suffit pour cela de déplacer un email de publicité par exemple dans le dossier de courrier indésirable. Les messages suivants provenant du même expéditeur se placeront directement dans les indésirables. Un moyen efficace d’alléger la boîte aux lettres et de la rendre plus lisible.